Spätestens seit dem Ende der Übergangsfrist des E-Rechnungsgesetzes sind bereits öffentliche Auftraggeber und deren Rechnungssteller in Deutschland zur elektronischen Rechnung verpflichtet. Mit der Veröffentlichung des Wachstumschancengesetzes im Bundesgesetzblatt am 27. März 2024 wird diese Pflicht zum 1. Januar 2025 (zzgl. etwaiger Übergangsfristen) auch auf den Business-to-Business-Bereich ausgeweitet.

Das Wachstumschancengesetz bringt grundlegende Änderungen im Umsatzsteuergesetz mit sich. Es unterscheidet künftig zwischen elektronischen und sonstigen Rechnungen.

Elektronische Rechnungen gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) müssen künftig in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Zudem müssen sie die europäische Norm EN 16931 gemäß der Richtlinie 2014/55/EU erfüllen.

Laut DIN CEN/TS 16931-2 erfüllen folgende Syntaxen die Anforderungen der Europäischen Norm EN 16931:

Diese Anforderungen werden aktuell unter anderem durch die elektronischen Rechnungsstandards ZUGFeRD (ab Version 2.1.1 mit XRechnungsprofil) und XRechnung erfüllt.

Eine individuelle Vereinbarung des Formats zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ist gemäß § 14 UStG weiterhin möglich, sofern das vereinbarte Format die vollständige und richtige Extraktion der erforderlichen Angaben ermöglicht und mit der Norm der Richtlinie interoperabel ist. Bei Erfüllung dieser Anforderungen können auch weiterhin Verfahren wie der mittels Electronic Data Interchange (EDI) verwendete EDIFACT-Standard genutzt werden.

Alle anderen Formate und Verfahren (einschließlich des E-Mail-Empfangs von PDF-Dateien) werden als sonstige Rechnungen klassifiziert und dürfen künftig nur noch in zwei Fällen verwendet werden:

Viele Unternehmen nutzen seit Jahren elektronische Rechnungen, häufig jedoch in einfachen PDF-Formaten, die an zentrale Postfächer gesendet werden. Diese Formate entsprechen jedoch nicht mehr der neuen Definition einer elektronischen Rechnung und dürfen daher nur noch für die genannten Ausnahmefälle verwendet werden.

Diese Änderung wird erhebliche Auswirkungen auf bestehende Prozesse sowohl auf der Sender- als auch auf der Empfängerseite haben.

Die Änderungen im Umsatzsteuergesetz treten gemäß Artikel 35 des Wachstumschancengesetzes am 1. Januar 2025 in Kraft. Es gibt jedoch Übergangsfristen: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungen, die sich auf Umsätze nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 beziehen, weiterhin in Papierform oder einem nicht den neuen Regelungen entsprechenden elektronischen Format übermittelt werden. Für kleinere Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr gilt diese Frist bis zum 31. Dezember 2027. Auch EDI-Verfahren, die nicht den neuen Regelungen entsprechen, können bis zum 31. Dezember 2027 genutzt werden, sofern die Umsätze zwischen dem 31. Dezember 2025 und dem 1. Januar 2028 entstanden sind.

Um die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes zu erfüllen, sollten Unternehmen ihre bestehenden Rechnungsprozesse analysieren, notwendige Anpassungen vornehmen und bevorstehende Änderungen an Lieferanten und Kunden kommunizieren. Für Unternehmen, die bisher primär mit analogen Rechnungsformaten arbeiten, ist es nun dringend erforderlich, eine Digitalisierungsstrategie zu entwickeln.

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