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Das neue Hinweisgeberschutzgesetz- Was ist zu tun?
Mit Wirkung zum 2. Juli 2023 tritt das Hinweisgeberschutzgesetz (kurz: „HinSchG“) als Umsetzung der sog. EU-Whistleblower-Richtlinie (EU-Richtline EU 2023/1937) in Kraft. Dieses Gesetz dient dem Schutz sogenannter „Whistleblower“, also hinweisgebender Personen. Der Begriff der „hinweisgebenden Personen“ umfasst alle natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden, insbesondere:
- Beschäftigte, auch bereits ausgeschiedene Beschäftigte, Stellenbewerber, Praktikanten, Leiharbeitnehmer
- Selbstständige, die Dienstleistungen erbringen, Freiberufler, Auftragnehmer, Unterauftragnehmer, Lieferanten und deren Mitarbeiter
- Anteilseigner und Personen in Leitungsgremien
Das Gesetz gilt insbesondere für die Meldung und Offenlegung von Informationen über straf- und bußgeldbewährten Verstöße im Rahmen einer beruflichen, unternehmerischen oder
dienstlichen Tätigkeit.
Interne Meldestellen und externe Meldestellen
Kernstück des Hinweisgeberschutzsystems sind sog. interne und externe Meldestellen, die hinweisgebenden Personen für eine Meldung von Verstößen zur Verfügung stehen. Personen, die beabsichtigen, Informationen über einen Verstoß zu melden, können wählen, ob sie sich an
eine interne Meldestelle oder eine externe Meldestelle wenden Die Meldestellen prüfen die eingegangenen Meldungen und ergreifen die erforderlichen Folgemaßnahmen.
Interne Meldestellen sind von den Unternehmen und Behörden mit mindestens 50 Beschäftigten oder unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten von Unternehmen in bestimmten Branchen (Wertpapierdienstleistungsunternehmen; Datenbereitstellungsdienste etc.) einzurichten. Bis wann dies erfolgt sein muss, hängt von der Anzahl der Beschäftigten ab:
- Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten sowie solche, die in § 12 III HinSchG gesondert gelistet sind (Unternehmen der Finanzdienstleistungsbranche), müssen Meldestellen bis zum 2. Juli 2023 geschaffen haben.
- Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten haben bis zum 17. Dezember 2023 Zeit, die Meldestellen einzurichten. Diese Unternehmen können Meldestellen auch gemeinsam mit anderen betreiben. Als weitere Erleichterung ist es diesen Unternehmen auch gestattet, dass Dritte als interne Meldestellen beauftragt werden können oder diese innerhalb des Konzerns zentral bei der Konzernmutter angesiedelt werden können.
Eine zentrale externe Meldestelle soll beim Bundesamt für Justiz (BfJ) eingerichtet werden. Bereits bestehenden Meldesysteme bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht sowie beim Bundeskartellamt werden aber als weitere externe Meldestellen mit Sonderzuständigkeiten weitergeführt.
Anforderungen an die Meldestellen:
Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig. Sie dürfen neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle andere Aufgaben und Pflichten beim Arbeitgeber wahrnehmen.
Für die interne Meldestelle müssen Meldekanäle eingerichtet werden, über die sich Beschäftigte und dem Beschäftigungsgeber überlassene Leiharbeitnehmer:innen melden können. Der Meldekanal kann derart gestaltet werden, dass über die im Betrieb tätigen Personen hinaus natürlichen Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten mit dem jeweiligen zur Einrichtung der internen Meldestelle Verpflichteten in Kontakt stehen, Meldungen abgeben können.
Interne Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher und/oder in Textform ermöglichen. Anonymität muss dabei nicht gewährleistet werden, dies wird vom Gesetz lediglich empfohlen. Erforderlich ist jedoch der vertrauliche Umgang, d.h. die Identität des Hinweisgebers sowie die Identität der in dem Hinweis erwähnten Personen darf grundsätzlich ausschließlich der für die Entgegennahme des Hinweises oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständigen, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werde.
Verfahren bei internen Meldungen:
Die interne Meldestelle bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen, prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich fällt, hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt, prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung, ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und ergreift angemessene Folgemaßnahmen.
Beteiligungsrechte des Betriebsrats
Dem Betriebsrat stehen bei der Einführung eines Hinweisgebersystems im Unternehmen Mitbestimmungsrechte nach § 87 BetrVG zu.
Schadenersatzansprüche und sonstige Sanktionen
Gegen hinweisgebende Personen gerichtete Repressalien sind verboten. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben. Bei einem Verstoß gegen das Verbot von Repressalien ist der Verursacher verpflichtet, der hinweisgebenden Person den daraus entstehenden Schaden zu ersetzen.
Verstöße gegen das HinSchG sind Ordnungswidrigkeiten und als solche mit Geldstrafen bewährt.
Wird die Meldung eines Hinweises verhindert oder hat diese unrechtmäßige Repressalien zufolge, kann dies (auch nur als Versuch) eine Geldstrafe von bis zu 50.000 Euro nach sich ziehen. Diese Summe gilt jedoch nur für die Unternehmensverantwortlichen; Gegenüber dem Unternehmen selbst kann sich die Strafe je nach Konstellation auf bis zu 500.000 Euro verzehnfachen.
Auf die lediglich fahrlässige Verletzung des Vertraulichkeitsgebots steht eine Geldstrafe von 10.000 Euro. Auf die Nichteinführung einer Meldestelle steht ab dem 01. Dezember 2023 ein Bußgeld von 20.000 Euro.